近年日本では少子高齢化が進み、働き手不足に悩む企業も多く、また働き方改革によって時間外労働も制限されています。労働力も時間も限られているのに、今までと同じ仕事のやり方では従業員に負担が掛かり、ストレスや不満から離職につながりさらに人手不足に、という負のスパイラルに陥る可能性も。そうならないためにも、企業の経営者やリーダーは今まで以上に、仕事の進め方を見つめ直し、業務改善を行うことが求められています。企業が業務改善を行う上でツールを導入するメリットと、無料で使える便利なツールを3つご紹介します。職場コミュニケーションにお悩みならロコソルへ業務改善にツールを導入するメリット業務改善を行う上で大切なのは、業務効率化や生産性向上を意識した仕事の進め方。そのために、何らかのツールを導入する企業は少なくありません。なぜツールを導入するのか、そのメリットについて考えてみましょう。①コストや人件費が削減できる今は無料でもとても優良なツールもたくさんあります。また、ツールを導入して今まで人力で行っていた作業を自動化、紙で取り交わしていたデータを電子化することで人間が紙を使って行う作業が減り、人件費の削減にもつながります。②離職の歯止めに繋がるツールを導入すれば様々な作業が自動化でき、従業員の負担を減らすことができます。そうすることで従業員のストレスや肉体的な負担が軽減できれば、離職の歯止めに繋がることも期待できますね。③情報の共有化がしやすい社内や部署内で共通のツールを使うことで、仕事の進捗や業務に関する情報を共有しやすくなります。チームで共有することでお互いのタスクや進み具合を把握できるので、ミスや漏れの防止にもなります。④様々な働き方に対応できるパソコンとインターネットにつながる環境があれば同じオフィスに居なくても、一緒に仕事をすることができます。最近ではウェブカメラを使ったコミュニケーションツールもあり、離れた場所にいる人同士で通話や会議を行う機会も増えてきました。ツールを導入すれば、子育てや介護、通院などの理由でオフィスに出社できない人々の新たな雇用の機会も生まれますね。業務改善に便利なツール3選企業が業務改善を行うのに役立つ便利な、無料のツールを3つご紹介します。①Chatwork(チャットワーク)引用元:https://go.chatwork.com/ja/チャットワークはメールよりも気軽に簡単にチャット感覚でメッセージが送れる、ビジネス向けのコミュニケーションツールです。そんなチャットワークの特徴はこちら。・グループチャット機能やタスク管理機能もある。・ファイルの添付も簡単。・ビデオ/音声通話も可能。・グループチャット数が無制限になる月額料金プランもある。私もよく使うツールです。コミュニケーションツールとして万能ですが、タスク管理機能もあり、誰宛で何月何日の何時何分まで、と細かく設定できます。無料プランだとグループチャット数は14個までなのですが、月額料金プラン(400円/月~800円/月)に入れば無制限になります。個人的に気に入っているのは、アプリ版をダウンロードするとTwitterやスカイプ、Outlook、メッセンジャー、Gmailなども並べて表示できる機能があること。チャットワークを立ち上げておけばメールもSNSもチェックができるので、色々なコミュニケーションツールを同時管理したい方におすすめです。②Trello(トレロ)引用元:https://trello.com/jaTrello(トレロ)はプロジェクト進行に役立つタスク管理ツールです。そんなTrelloの特徴はこちら。・1つのプロジェクトについて最初から終わりまでに必要な情報をボード上にカスタマイズ表示できる。・チーム内で作業中/完了タスクが見える化出来る。・ToDoリストをドラッグで簡単に移動できる。・拡張機能を使えばボードの内容をcsvに出力したりGmailの内容を読み込んだりできる。タスク管理の機能が優れているTrello。チームでプロジェクトを進行していく様な職種の方は便利に使えるでしょう。拡張機能でガントチャートを使えばスケジュール管理や複数のタスクが管理できるので、チームを束ねるリーダーや管理職の方にもおすすめのツールです。③CubePDF(キューブピーディーエフ)引用元:https://www.cube-soft.jp/cubepdf/CubePDF(キューブピーディーエフ)は無料のPDF作成ツールです。そんなCubePDFの特徴はこちら。・Webページ、WordやExcelなど様々なアプリがPDF化できる。・ブラウザもMicrosoft EdgeやGoogle Chrome、Firefoxなど複数に対応可。・アプリケーションの印刷メニューからプルダウンで選択するだけでPDFが作成できる。最近は書類を電子文書で取り交わすケースも増えつつありますね。CubePDFはPDF化だけでなく、JPEGやPNGなどの画像ファイルにも変換できるので、ファイルの電子化ツールとしても便利に使えます。CubePDFは「page」や「utility」など数種類のソフトをシリーズ化して提供していて、これらを活用すればPDFファイルの編集や分割・結合もできます。オフィスに眠っている古い文書の整理をする電子化ツールとして活用してみるのはいかがでしょうか。まとめ今回は業務改善にツールを導入するメリットと、役立つ3つの無料ツールをご紹介しました。ツールを活用して業務改善に取り組み業務が効率化すれば、従業員の負担を減らせて、人件費の削減にもつながっていきます。自動化できる業務は自動化し、従業員はよりクリエイティブな仕事に注力していくことでやりがいが感じられ「この会社で頑張っていこう」という愛着も生まれていきます。ご自身の会社でもぜひ、取り入れてみてはいかがでしょうか。職場コミュニケーションにお悩みならロコソルへ